Si quieres enviar recordatorios de calendario automatizados a los titulares de citas, puedes hacerlo conectando tu cuenta de MessageMedia a tu cuenta de Calendario de Google a través de Zapier. En este artículo te mostraremos cómo configurar, personalizar y activar una automatización de calendario mediante Zapier, que activará el envío de un SMS a los asistentes a tus citas en un intervalo determinado antes de su cita.
¿Qué es Zapier?
Zapier es esencialmente una pieza de middleware que permite a las aplicaciones hablar entre sí cuando no existe ya una conexión nativa entre ellas. Lo hace a través de una API (Interfaz de Programación de Aplicaciones). Recibe información de una aplicación y luego la pasa a otra para desencadenar acciones (en este caso, la información será del calendario a MessageMedia para desencadenar el envío de un mensaje).
Zapier permite a cualquiera, incluso a quienes no tienen experiencia en programación, conectar aplicaciones. Solo requiere algunos pasos más que te explicaremos en este artículo. Lo mejor de todo es que son totalmente personalizables así que, una vez que le cojas el truco, estarás configurando éste y otros "Zaps" en cuestión de minutos.
Los pasos que deberás seguir son:
1. Programa una cita en tu Calendario de Google.
2. Crea una clave de API en tu cuenta de MessageMedia.
3. Crea una cuenta de Zapier (si aún no tienes una).
4. Conecta tus cuentas de MessageMedia y Google a Zapier.
5. Enciende tu Zap.
También puedes personalizar tu Zap una vez que lo hayas configurado.
Configurar la cita en tu Calendario de Google
En tu calendario de Google, tendrás que crear citas utilizando el número de móvil del asistente como ubicación, introducido en formato internacional completo como se muestra a continuación:
Más adelante en este artículo te mostraremos cómo configurar el país para tu automatización, de modo que no tengas que utilizar necesariamente el formato internacional al introducir estos números.
Crear una clave de API en tu cuenta de MessageMedia
Para conectar tu cuenta de MessageMedia a Zapier, necesitarás lo que se llama una clave de API. Es fácil de configurar: solo tienes que seguir los pasos de este artículo.
Crear la conexión en Zapier ("Zap")
Para empezar, tendrás que configurar una cuenta de Zapier. Asegúrate de hacer clic en "MessageMedia SMS" cuando se te pregunte qué aplicaciones utilizas:
Una vez hecho esto, puedes utilizar esta plantilla de Zapier preexistente para completar la conexión. Está configurado para enviar el siguiente mensaje a tus asistentes 24 horas antes de su cita, donde el campo variable "start_time" se rellenará con la hora de la cita:
Esto es un recordatorio de que tu próxima cita es mañana a las [start_time].
Responde con "C" para confirmar o llama para cancelar.
Solo tienes que hacer clic en Probar esta plantilla en la parte inferior de la página:
Conectar tus cuentas
A continuación tendrás que acceder a tu Calendario de Google y a tu cuenta de MessageMedia:
Cuando hagas clic en Iniciar sesión en el Calendario de Google, se te pedirá que des acceso a Zapier a tu Calendario de Google, así que haz clic en Permitir para que esto suceda:
Cuando hagas clic en Iniciar sesión en MessageMedia SMS, se te pedirá que introduzcas tus credenciales de API de MessageMedia (se generaron cuando creaste tu clave de API de MessageMedia y deberían haberse copiado en tu portapapeles):
Activar tu Zap
Por último, debes seleccionar en la lista desplegable el calendario que se utilizará para esta automatización:
Si te parece bien utilizar el contenido y la configuración de los mensajes preestablecidos, solo tienes que hacer clic en Activar Zap y tu automatización estará en marcha.
Si, por el contrario, quieres cambiar el contenido del mensaje (o hacer cambios en el horario del mensaje), solo tienes que hacer clic en Ir al modo avanzado, abajo a la izquierda.
Personalizar tu Zap
Después de hacer clic en Ir al modo avanzado, como arriba, verás los dos pasos del Zap en forma de flujo de trabajo. Si pasas el ratón por encima de cada paso, aparecerá la opción Editar:
Editar el disparador
Haz clic en Editar en la sección del disparador, como en la imagen anterior, para mostrar todos los parámetros del disparador:
Para modificar la temporización del disparo, haz clic en Configurar activación:
Supongamos que quieres cambiar esta configuración para que el recordatorio se envíe dos días antes del evento. En la sección Tiempo antes, simplemente cambia el 1 por un 2, y deja la unidad en el campo de abajo como días. Si quisieras cambiarlo a tres horas antes del evento, cambiarías el Tiempo antes por un 3, y luego cambiarías la unidad a horas:
Haz clic en Continuar para probar el disparador y asegurarte de que funciona.
Personalizar el mensaje de recordatorio
Haz clic en Editar junto a la sección Acción del flujo de trabajo:
Haz clic en Configurar acción y, a continuación, introduce el mensaje que prefieras en el campo Contenido:
Ten en cuenta que editar el mensaje puede suponer un mayor número de caracteres. Puedes modificar el límite de caracteres de tu mensaje en el campo Límite de caracteres, debajo del campo Contenido.
Campos de datos variables
Al escribir tu mensaje, puedes incluir campos de datos (como la hora de inicio del evento) para personalizarlo. Al hacer clic en el campo de contenido del mensaje, aparecerá una lista desplegable que muestra todos los campos potenciales que se pueden utilizar en tu mensaje, junto con ejemplos de cómo aparecerían si se rellenaran. Ten en cuenta, sin embargo, que los datos deben estar disponibles en tu evento del calendario para poder incluirlos en tu mensaje.
Cuando un campo incluye la palabra "Pretty," significa que los datos se mostrarán en un formato "pretty" (es decir, fácil de leer). Por ejemplo:
- "El evento comienza (Pretty)" aparecería como "16 de agosto de 2021 12:03:05 PM"
- "El evento comienza" aparecería como "2021-08-16T12:03:05+10:00"
Cambiar el país
Si solo vas a enviar mensajes a destinatarios de un país, puedes establecer el país en la configuración del Zap para no tener que introducir números de teléfono en formato internacional en tus invitaciones del Calendario de Google. En este ejemplo, estableceremos el país en Australia, para poder introducir los números de móvil como "04xxxxxxxx" en lugar de tener que utilizar el formato "614xxxxxxxx".
Preguntas frecuentes sobre las integraciones de Zapier y las automatizaciones de calendario
P: "¿Dónde van las respuestas a mi mensaje?"
R: Las respuestas a tus mensajes irán a tu bandeja de entrada de MessageMedia, donde podrás continuar la conversación con tus destinatarios y realizar informes sobre la actividad de mensajería.
P: "¿Puedo obtener informes sobre los mensajes salientes enviados mediante la conexión de Zapier?"
R: Sí que puedes. La conexión de Zapier simplemente permite que tu calendario de Google active el envío de mensajes desde tu cuenta de MessageMedia. El proceso de envío de mensajes en el extremo de MessageMedia es el mismo que cualquier envío de mensajes normal, lo que significa que todos los datos estarán disponibles en el conjunto de informes de MessageMedia como cualquier otro mensaje enviado desde el portal.
P: "¿Qué ocurre si cambio la hora de la cita después de que se haya enviado el mensaje de recordatorio inicial? ¿Se activará de nuevo el mensaje?"
R: Esto depende de cómo hayas configurado el disparador y de cuándo realices realmente la tarea de reprogramar la cita.
Digamos que la cita está fijada para el miércoles a las 9 de la mañana, y el mensaje se activa 24 horas antes, el martes a las 9 de la mañana. El destinatario del mensaje responde una hora más tarde, a las 10 de la mañana del martes, pidiendo que se retrase la cita un par de horas, hasta el mediodía del miércoles. A continuación, reprogramas la cita en consecuencia: ¿Se activará otro mensaje recordatorio al mediodía del martes? Bueno, eso depende de lo rápido que consigas reprogramar la cita.
Si conseguiste completar la reprogramación antes de mediodía del martes (es decir, más de 24 horas antes de la cita), entonces sí, el mensaje se activará. Sin embargo, si no conseguiste reprogramar la cita hasta después de mediodía (es decir, menos de 24 horas antes de la cita del mensaje), entonces el mensaje no se activará.
P: "¿Puedo tener varios Zaps funcionando para el mismo calendario?"
R: Por supuesto.
Supongamos que quieres enviar dos recordatorios: uno 24 horas antes de la cita y otro una hora antes de la cita. Todo lo que tienes que hacer es configurar dos Zaps distintos: el primero es igual al que te hemos mostrado en este artículo, y el segundo es casi exactamente igual pero con 1 hora como ajuste de "Tiempo antes" en la sección Acción del flujo de trabajo.
P: "¿Cómo vuelvo a visitar mi Zap para modificar la configuración una vez que está activo?"
R: En el panel de control de Zapier, haz clic en Zaps en el menú de la izquierda y, a continuación, selecciona tu Zap en la lista de la derecha:
También puedes organizar tus Zaps en carpetas para encontrarlos más fácilmente.