Avant d'envoyer des messages importants (et potentiellement urgents), nous vous recommandons de prendre le temps de bien préparer vos données, votre contenu et votre stratégie globale afin d'être prêt à les envoyer le moment venu.
Vous pouvez télécharger une version imprimable de la liste en cliquant sur la pièce jointe à cet article.
En suivant cette liste, vous serez prêt à envoyer des messages efficaces et à gérer confortablement les réponses :
- Préparez vos données
- Organisez vos contacts
- Tenez compte de votre public
- Optimisez les fonctionnalités de votre compte
- Préparez votre équipe/utilisateurs
- Réfléchissez au contenu de votre message
- Pensez au parcours de bout en bout et mettez en place des automatisations si nécessaire
- Vérifiez le solde de votre crédit et rechargez-le ou changez d'abonnement si nécessaire
- Envoyez à un groupe test
- Envoyez votre message
- Suivez l'engagement
1. Préparez vos données de contact
- Assurez-vous que vous disposez des informations de contact correctes (y compris les informations personnalisées telles que la localisation) pour votre public cible.
- Lisez cet article pour savoir comment créer/importer des contacts dans le portail web.
- Vous pouvez également envoyer un test de diffusion à votre liste de contacts, en demandant aux destinataires d'envoyer une réponse pour accuser réception du message.
- Consultez cet article pour plus d'informations sur la manière d'utiliser le suivi des diffusions pour vérifier quels contacts ont ou n'ont pas répondu à votre message.
- Veillez à ce que vos numéros de contact soient saisis dans le bon format (le format international est obligatoire, par exemple +61400000000 pour les numéros australiens)
- Vous trouverez ici une liste complète des indicatifs internationaux.
2. Organisez efficacement vos contacts
- Lorsque vous envoyez des messages à un large public, il est utile de segmenter vos contacts pour vous aider à suivre vos diffusions - par exemple, segmenter les listes de personnel par région ou par département.
- Il peut être nécessaire de rédiger des messages spécifiques à un segment si le contenu doit varier (par exemple, si vous partagez des liens vers des sites gouvernementaux pour des mises à jour).
- Lisez cet article pour apprendre à créer des groupes de contacts dans le portail web.
- Lisez cet article pour savoir comment ajouter et supprimer des contacts des groupes de contacts dans le portail web.
3. Tenez compte de votre public, des obligations de conformité régionales et des langues
- Si vous envoyez des messages dans plusieurs juridictions/pays, vous pouvez prendre en considération les législations locales en ce qui concerne l'opt-out et le contenu autorisé des messages.
- Cet article propose des liens vers des sources utiles pour vous aider à comprendre les réglementations et les obligations de conformité dans les différents pays.
- Pensez aux langues locales. Vous devrez peut-être traduire votre message dans d'autres langues avant de l'envoyer.
- Lisez cet article pour savoir comment utiliser la fonction Google Traduction intégrée à l'application.
4. Assurez-vous que votre compte présente les bonnes fonctionnalités
- Voulez-vous que les gens puissent communiquer avec votre organisation en envoyant des messages à un numéro unique ? Si c'est le cas, vous devez mettre en place un numéro dédié.
- Vous souhaitez envoyer des messages à partir du nom de votre organisation/entreprise plutôt qu'à partir d'un numéro ? Si c'est le cas, vous devrez demander une balise Alpha qui devra être approuvée avant d'être activée sur votre compte.
- Avez-vous besoin de pouvoir déclencher des flux de travail automatisés à partir de réponses entrantes (par exemple les réponses automatisées, l'affectation de contacts à des groupes, la transmission des réponses à un téléphone spécifique ou à une adresse email) ? Si c'est le cas, vous devez activer les automatisations sur votre compte.
- Utiliserez-vous les SMS pour envoyer des liens vers des sources d'information supplémentaires ? Si c'est le cas, vous pourriez tirer profit de l'utilisation de liens courts traçables.
- Y aura-t-il des personnes qui auront besoin d'envoyer des messages et qui n'auront pas accès à la plateforme ? Il se peut que vous deviez configurer l'option Email to SMS sur votre compte.
- Vous avez besoin d'envoyer un visuel pour vous aider à communiquer votre message (par exemple des guides d'hygiène) ? Vous allez avoir besoin de MMS ou de Landing pages mobiles actives sur votre compte.
5. Préparez votre équipe
- Si vous devez donner accès à d'autres personnes pour qu'elles puissent envoyer des messages, vous devrez peut-être ajouter des utilisateurs et créer des sous-comptes.
- Lisez cet article pour savoir comment créer des sous-comptes et envoyer des invitations.
- Lisez cet article pour savoir comment ajouter des utilisateurs à votre compte/sous-compte.
- Il se peut que vous souhaitiez que certaines personnes puissent envoyer des messages SMS par email au lieu de devoir les configurer dans le portail web.
- Consultez cet article pour savoir comment utiliser Email to SMS.
6. Réfléchissez au contenu de votre message
- Vous devez vous identifier dans vos messages afin que les gens sachent qui communique avec eux.
- Lisez cet article pour apprendre à créer un modèle par défaut que vous pourrez utiliser comme signature pour tous vos messages sortants.
- Vous pouvez créer des modèles de messages pour vous éviter de prendre le temps de rédiger vos messages et maintenir une certaine cohérence.
- Lisez cet article pour savoir comment procéder.
- Vous souhaitez personnaliser vos messages en y ajoutant des informations comme le prénom du destinataire ?
- Cette vidéo vous montre comment inclure des informations personnelles des contacts et d'autres informations personnalisées dans vos messages.
- Réfléchissez à la longueur de votre message et à son incidence sur votre budget.
- Lisez cet article pour obtenir des informations sur les limites de caractères et l'impact des caractères spéciaux.
- Pensez à la meilleure façon de transmettre l'information dans votre message. Par exemple, inclure des images(MMS ou Landing pages mobiles) ou des liens dans votre message.
- Vous pouvez utiliser la fonction « Liens courts traçables » pour raccourcir automatiquement les URL longs à seulement 22 caractères, tout en vous permettant de suivre l'engagement par destinataire, afin de savoir qui a ouvert le lien et qui ne l'a pas fait.
7. Automatisations
- Pensez au parcours flux de bout en bout. Voulez-vous simplement envoyer un message unique au destinataire, ou voulez-vous encourager les réponses avec des actions à suivre ?
- Par exemple, envoyer un message aux étudiants d'une université en leur demandant de répondre s'ils ont voyagé au cours des 28 derniers jours, puis placer tous ceux qui l'ont fait dans un groupe de contacts distinct afin de pouvoir leur envoyer des messages spécifiques avec des instructions.
- Souhaitez-vous transférer les réponses à vos messages vers un numéro de téléphone portable ou une (des) adresse(s) email ? Ceci est particulièrement utile si vous voulez garder une équipe de personnes à travers les réponses sans avoir à les configurer dans le portail web.
- Il est possible de déclencher des actions basées sur des mots-clés dans les réponses à vos messages, telles que le transfert vers un téléphone portable ou un email, l'envoi de réponses automatisées, l'ajout de contacts à des groupes en fonction de leurs réponses...
- Consultez cet article pour une vue d'ensemble des automatisations.
8. Vérifiez votre solde et votre limite de crédit
- Il se peut que vous deviez augmenter la limite de crédit de votre compte pour faire face à l'augmentation du nombre de messages envoyés. Pour ce faire, contactez-nous.
- Consultez cet article pour savoir comment ajouter du crédit à votre compte.
- Lors de l'envoi de messages utilisant les caractères normaux ou GSM (c'est-à-dire pas d'emoji ou de caractères spéciaux), la limite de caractères par message est de 160 caractères.
- Chaque message utilise un crédit.
- Assurez-vous que vous disposez de crédits suffisants sur votre compte pour envoyer votre message.
- Lorsque vous rédigez votre message, vous verrez (sous le champ du message) combien de crédits le message utilisera. Multipliez ce chiffre par le nombre de contacts auxquels vous devez envoyer votre message afin de déterminer le nombre de crédits dont vous avez besoin pour envoyer votre message à tous les contacts.
- Consultez cet article pour savoir comment ajouter du crédit à votre compte.
- Vous trouverez peut-être plus pratique de passer à un abonnement post-payé si vous n'en avez pas déjà un. Contactez-nous pour en savoir plus.
9. Envoyez un message test
- Utilisez le bouton « Envoyer un test » pour envoyer votre message à un groupe de numéros test.
- Cette fonction est particulièrement utile si vous avez créé un flux d'automatisation et que vous souhaitez vous assurer qu'il fonctionne correctement avant de l'envoyer à une vaste base de données de contacts.
10. Envoyez votre message
- Si vous envoyez des messages à un grand nombre de destinataires, il peut être judicieux d'échelonner vos envois, en particulier si vous demandez des réponses que vous transférez vers un téléphone ou que vous souhaitez pouvoir gérer via la boîte de réception. Vous ne serez ainsi pas inondé de réponses en même temps.
- Pour échelonner votre envoi, sélectionnez « Envoyer un message sur une période de temps » dans le menu déroulant « Envoyer une période » sous « Détails du message ».
- Si vous envoyez des messages à des fuseaux horaires différents, vous pouvez programmer l'envoi de votre message à une heure qui vous convient ou qui est raisonnable.
- Lisez cet article pour en savoir plus sur la programmation des messages.
11. Suivi
- Il est important de connaître l'état d'avancement de votre diffusion (c'est-à-dire s'il y a eu des échecs de livraison) et, si possible, les taux d'engagement (dans le cas où vous avez ajouté des liens à vos messages).
- Vous pouvez utiliser les différents outils de reporting du portail web pour exécuter des rapports - consultez cet article pour plus d'aide.
- Si vous demandez aux destinataires de confirmer qu'ils ont lu vos messages, cet article fournit des informations sur la manière de vérifier quels destinataires ont répondu et lesquels n'ont pas répondu.
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