Checkliste für die Vorbereitung des Versands von Mitteilungen

Bevor Sie wichtige (und möglicherweise dringende) Nachrichten versenden müssen, sollten Sie sich etwas Zeit nehmen, um Ihre Daten, Inhalte und die Gesamtstrategie angemessen vorzubereiten, damit Sie bereit sind, wenn es soweit ist.

Sie können eine druckbare Version der Checkliste herunterladen, indem Sie auf den Anhang zu diesem Artikel klicken

Anhand dieser Checkliste können Sie sicherstellen, dass Sie in der Lage sind, wirksame Nachrichten zu versenden und Antworten bequem zu verwalten:

1. Bereiten Sie Ihre Daten vor
2. Organisieren Sie Ihre Kontakte
3. Berücksichtigen Sie Ihr Publikum
4. Optimieren Sie Ihre Kontofunktionen
5. Bereiten Sie Ihr Team/Ihre Benutzer vor
6. Bedenken Sie den Inhalt Ihrer Nachricht
7. Denken Sie über die gesamte Reise nach und richten Sie bei Bedarf Automatisierungen ein.
8. Überprüfen Sie Ihr Guthaben und laden Sie es bei Bedarf auf oder wechseln Sie zu einem anderen Tarif.
9. Senden an eine Testgruppe
10. Ihre Nachricht verschicken
11. Engagement verfolgen

1. Bereiten Sie Ihre Kontaktdaten vor

• Vergewissern Sie sich, dass Sie die richtigen Kontaktinformationen (einschließlich benutzerdefinierter Informationen wie z. B. Standort) für Ihre Zielgruppe haben.
  • Lesen Sie diesen Artikel , um zu erfahren, wie Sie Kontakte im Webportal erstellen/importieren
• Sie können auch eine Testnachricht an Ihre Kontaktliste senden und die Empfänger auffordern, eine Antwort zu senden, um den Empfang der Nachricht zu bestätigen
  • Lesen Sie diesen Artikel, um mehr darüber zu erfahren, wie Sie mit Hilfe der Sendungsverfolgung überprüfen können, welche Kontakte auf Ihre Nachricht geantwortet haben und welche nicht.
• Vergewissern Sie sich, dass Ihre Kontaktnummern im richtigen Format eingegeben werden (internationales Format ist erforderlich - z. B. +61400000000 für australische Nummern)
  • Eine vollständige Liste der internationalen Vorwahlen finden Sie hier

2. Organisieren Sie Ihre Kontakte effektiv

• Wenn Sie an große Zielgruppen senden, ist es von Vorteil, Ihre Kontakte zu segmentieren, damit Sie Ihre Sendungen nachverfolgen können - z. B. Segmentierung von Mitarbeiterlisten nach Bundesland oder Abteilung
• Möglicherweise müssen Sie segmentspezifische Nachrichten verfassen, wenn der Inhalt variieren muss (z. B. wenn Sie Links zu Websites von Landesregierungen für Aktualisierungen weitergeben).
  • Lesen Sie diesen Artikel, um zu erfahren, wie Sie Kontaktgruppen im Webportal erstellen können
  • Lesen Sie diesen Artikel, um zu erfahren, wie Sie Kontakte zu Kontaktgruppen im Webportal hinzufügen und entfernen können.

3. Berücksichtigen Sie Ihre Zielgruppe, regionale Compliance-Verpflichtungen und Sprachen

• Wenn Sie in mehrere Staaten/Provinzen/Gerichtsbarkeiten/Länder versenden, sollten Sie die örtlichen Gesetze in Bezug auf Opt-outs und zulässige Nachrichteninhalte berücksichtigen.
  • In diesem Artikel finden Sie einige Links zu nützlichen Quellen, die Ihnen dabei helfen, die Vorschriften und Compliance-Verpflichtungen für verschiedene Länder zu verstehen
• Denken Sie an die lokalen Sprachen und andere regionale Dialekte - möglicherweise müssen Sie Ihre Nachricht vor dem Versand in andere Sprachen übersetzen. 
  • Lesen Sie diesen Artikel, um zu erfahren, wie Sie die Google Translate-Funktion in der App nutzen können

4. Vergewissern Sie sich, dass Sie die richtigen Funktionen auf Ihrem Konto zur Verfügung haben

• Möchten Sie, dass die Menschen mit Ihrer Organisation kommunizieren können, indem sie Nachrichten an eine einzige Nummer senden? Wenn ja, müssen Sie eine Dedicated Number einrichten lassen
• Möchten Sie Nachrichten von Ihrer Organisation/Ihrem Firmennamen und nicht von einer Nummer aus versenden? Wenn dies der Fall ist, müssen Sie ein Alpha-Tag beantragen, das erst genehmigt werden muss, bevor es in Ihrem Konto aktiviert werden kann.
• Müssen Sie in der Lage sein, automatisierte Workflows aus eingehenden Antworten auszulösen (z. B. automatische Antworten, Zuweisung von Kontakten zu Gruppen, Weiterleitung von Antworten an Mobiltelefone oder E-Mail)? Wenn ja, müssen Sie Automationsfunktionen in Ihrem Konto aktiviert haben.
• Werden Sie SMS nutzen, um Links zu zusätzlichen Informationsquellen zu versenden? Wenn ja, könnten Sie von der Verwendung von Short Trackable Linksprofitieren
• Wird es Personen geben, die Nachrichten senden müssen, aber keinen Zugang zur Plattform haben? Möglicherweise müssen Sie E-Mail an SMS in Ihrem Konto einrichten.
• Benötigen Sie ein visuelles Hilfsmittel, um Ihre Botschaft zu vermitteln (z. B. Hygieneführer)? Möglicherweise müssen Sie MMS oder Mobile Landing Pages in Ihrem Konto aktivieren

5. Bereiten Sie Ihr Team vor

• Wenn Sie anderen Personen Zugang zum Versenden von Nachrichten gewähren müssen, müssen Sie möglicherweise Benutzer hinzufügen und Unterkonten erstellen
  • Lesen Sie diesen Artikel, um zu erfahren, wie Sie Unterkonten erstellen und Einladungen versenden können
  • Lesen Sie diesen Artikel, um zu erfahren, wie Sie Benutzer zu Ihrem Konto/Unterkonto hinzufügen
• Sie möchten vielleicht, dass einige Personen SMS-Nachrichten per E-Mail versenden können, anstatt sie im Webportal einrichten zu müssen. 
  • In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Email to SMS verwenden können

6. Denken Sie über den Inhalt Ihrer Nachricht nach

• Sie sollten sich in Ihren Nachrichten zu erkennen geben, damit die Leute wissen, wer mit ihnen kommuniziert. 
  • In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie eine Standardvorlage erstellen, die Sie als Signatur für alle Ihre ausgehenden Nachrichten verwenden können
• Sie können Nachrichtenvorlagen erstellen, um sich das Verfassen Ihrer Nachrichten zu ersparen und die Konsistenz zu wahren.
  • Lesen Sie diesen Artikel, um zu erfahren, wie Sie dies tun können.
• Möchten Sie Ihre Nachrichten personalisieren, um Informationen wie den Namen des Empfängers aufzunehmen?
  • Dieses Video zeigt Ihnen, wie Sie persönliche Informationen wie Kontaktnamen und andere benutzerdefinierte Informationen in Ihre Nachrichten einfügen können
• Überlegen Sie, wie lang Ihre Nachricht ist und wie sich dies auf Kredit und Kosten auswirkt.
  • In diesem Artikel finden Sie Informationen über Zeichenbeschränkungen und die Auswirkungen von "Sonderzeichen"
• Überlegen Sie, wie Sie die Informationen in Ihrer Nachricht am besten übermitteln können. Zum Beispiel, indem Sie Bilder(MMS oder Mobile Landingpages) oder Links in Ihre Nachricht einfügen
  • Sie können die Funktion Kurze nachverfolgbare Links verwenden, um lange URLs automatisch auf nur 22 Zeichen zu kürzen und gleichzeitig die Beteiligung der Empfänger zu verfolgen, so dass Sie wissen, wer den Link geöffnet hat und wer nicht.

7. Automatisierungen

• Denken Sie über den End-to-End-Flow nach - wollen Sie nur eine einzige Nachricht senden, die beim Empfänger endet, oder wollen Sie Antworten mit anschließenden Aktionen anregen?
  • Wenn Sie z. B. eine Nachricht an Studenten einer Universität senden und sie bitten, zu antworten, wenn sie innerhalb der letzten 28 Tage verreist sind, und dann alle, die dies getan haben, in eine separate Kontaktgruppe aufnehmen möchten, damit Sie spezielle Nachrichten mit Anweisungen nur an diese Personen senden können
• Möchten Sie Antworten auf Ihre Nachrichten an eine Handynummer oder E-Mail-Adresse(n) weiterleiten? Dies ist vor allem dann hilfreich, wenn Sie ein Team von Mitarbeitern über Antworten hinweg betreuen wollen, ohne sie im Webportal einrichten zu müssen
• Es ist möglich, Aktionen auf der Grundlage von Schlüsselwörtern in den Antworten auf Ihre Nachrichten auszulösen, wie z. B. die Weiterleitung an ein Mobiltelefon oder eine E-Mail, das Senden automatischer Antworten auf Antworten, das Hinzufügen von Kontakten zu Gruppen auf der Grundlage ihrer Antworten und mehr.
  • In diesem Artikel finden Sie einen Überblick über Automatisierungen

8. Prüfen Sie Ihr Guthaben & Creditlimit

• Es kann sein, dass Sie das Kreditlimit Ihres Kontos erhöhen müssen, um eine größere Anzahl von Nachrichten versenden zu können. Nehmen Sie dazu Kontakt mit uns auf
  • Anweisungen zum Hinzufügen von Guthaben zu Ihrem Konto finden Sie in diesem Artikel
• Beim Senden von Nachrichten mit "normalen" oder "GSM" Zeichen (d.h. keine Emojis oder Sonderzeichen), das Zeichenlimit pro Nachricht beträgt 160 Zeichen
• Jede einzelne Nachricht verbraucht einen Kredit
• Vergewissern Sie sich, dass Sie genügend Guthaben auf Ihrem Konto haben, um Ihre Sendung zu senden.
  • Wenn Sie Ihre Nachricht verfassen, wird Ihnen (unterhalb des Nachrichtenfeldes) angezeigt, wie viele Credits die Nachricht verbrauchen wird. Multiplizieren Sie diesen Wert mit der Anzahl der Kontakte, an die Sie senden müssen, um zu ermitteln, wie viele Credits Sie benötigen, um Ihre Nachricht erfolgreich an alle Kontakte senden zu können
  • Anweisungen zum Hinzufügen von Guthaben zu Ihrem Konto finden Sie in diesem Artikel
• Möglicherweise ist es für Sie günstiger, zu einem Postpaid-Tarif zu wechseln, wenn Sie nicht bereits einen haben. Kontaktieren Sie uns, um dies zu arrangieren.

9. Senden einer Testnachricht

• Verwenden Sie die Schaltfläche "Test senden", um Testkopien Ihrer Nachricht an eine Testgruppe von Nummern zu senden.
• Dies ist besonders nützlich, wenn Sie einen Automatisierungsablauf erstellt haben und sicherstellen möchten, dass er richtig funktioniert, bevor Sie ihn an eine große Datenbank von Kontakten senden.

10. Senden Sie Ihre Nachricht

• Wenn Sie an eine große Anzahl von Empfängern senden, kann es eine gute Idee sein, den Versand zu staffeln - vor allem, wenn Sie Antworten anfordern, die Sie an mobile Geräte weiterleiten oder über den Posteingang verwalten möchten. So werden Sie nicht versehentlich mit Antworten auf einmal überschwemmt.
  • Um Ihre Sendung zeitlich zu staffeln, wählen Sie "Nachricht über einen bestimmten Zeitraum senden" in der Dropdown-Liste "Sendezeitraum" unter "Nachrichtendetails"

• Wenn Sie an verschiedene Zeitzonen senden, sollten Sie Ihre Nachricht so planen, dass sie zu einer günstigen/sozial verträglichen Zeit gesendet wird.
  • Lesen Sie diesen Artikel, um mehr über die Planung von Nachrichten zu erfahren 

11. Nachverfolgung

• Es ist wichtig, den Zustellungsstatus Ihrer Sendung zu kennen (d.h. ob es irgendwelche Zustellungsfehler gab) und, wenn möglich, die Engagement-Raten (wenn Sie Links in Ihre Nachrichten eingefügt haben)
• Sie können die verschiedenen Berichtstools im Webportal verwenden, um Berichte zu erstellen - siehe diesen Artikel für weitere Hilfe
• Wenn Sie Personen bitten, mit einer Bestätigung zu antworten, dass sie Ihre Nachrichten gelesen haben, finden Sie in diesem Artikel Informationen darüber, wie Sie überprüfen können, welche Empfänger geantwortet haben und welche nicht

Wenn Sie Hilfe bei der Versendung von Notfallmeldungen benötigen, können Sie sich an uns wenden, und unser Team von Messaging-Experten wird Ihnen gerne bei der Vorbereitung Ihrer Meldung behilflich sein.